1-jaarcyclus bestuur

Als bestuur van een lokale politieke partij heeft u een aantal verantwoordelijkheden die elk jaar terugkomen en die horen bij de verplichtingen van een vereniging. Zo moet u een begroting en een jaarverslag maken en een jaarrekening die tijdens de algemene ledenvergadering moet worden vastgesteld.

Daarnaast zijn er taken waaraan u elk jaar aandacht moet besteden, zoals het werven en behouden van leden, het verzorgen van communicatie en informatie, het voeren van permanente campagne en het onderhouden van contact met de fractie.

En dan zijn er nog taken die eens in de vier jaar op u afkomen: het schrijven van een verkiezingsprogramma, het opstellen van een kandidatenlijst en het voeren van een verkiezingscampagne. Hoe zorgt u als bestuur dat u aan deze verschillende taken door het jaar heen op de juiste momenten aandacht besteedt? Deze module biedt een overzicht van de taken in een 1-jaarcyclus van een politieke partij.

Elk jaar – kerntaken:

1. Maken en vaststellen jaarplan

Een politieke partij is in de meeste gevallen een vereniging met een doel dat in de statuten is vastgelegd. Een vereniging maakt jaarlijks een jaarplan (of ook wel beleidsplan genoemd). Daarin staan de doelen die dat jaar bereikt moeten worden. Als bestuur van een politieke partij stel je het jaarplan of beleidsplan op, samen met de wethouder, raadsleden, commissies, leden en vrijwilligers.

2. Opstellen begroting

De contributie van de leden en de afdrachten van wethouders en raadsleden bepalen in de meeste gevallen de hoogte van de inkomsten van een lokale partij. Het jaarplan dat een bestuur opstelt, gaat vergezeld van een begroting van inkomsten en uitgaven. De Algemene Ledenvergadering stelt het jaarplan en de begroting vast.

Veel lokale partijen leggen elk jaar een bedrag opzij voor de verkiezingscampagne.

3. Jaarverslag, jaarrekening en kascommissie

In het jaarverslag en de jaarrekening legt het bestuur verantwoording af over de uitvoering van het jaarplan, de inkomsten en uitgaven en de behaalde resultaten. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een kascommissie of een accountant en vastgesteld door de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering.

4. Algemene ledenvergadering

U organiseert twee keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV). De ALV is het hoogste orgaan in een vereniging en neemt besluiten die het bestuur heeft voorbereid. Het gaat daarbij om:

• Besluiten die de ALV elk jaar moet nemen: het vaststellen van de jaarrekening (voorjaar) en het jaarplan en de begroting (najaar).
• Besluiten die de ALV regelmatig moet nemen: het benoemen/kiezen van bestuursleden en het wijzigen van het huishoudelijk reglement.
• Besluiten die de ALV elke vier jaar moet nemen: het vaststellen van het verkiezingsprogramma en de kandidatenlijst.

Elk jaar – overige taken:

Het bestuur is er verantwoordelijk voor dat de onderstaande taken worden uitgevoerd, maar hoeft dat niet allemaal zelf te doen. U kunt als bestuur bijvoorbeeld een commissie aanstellen die een plan maakt om een permanente campagne te ontwikkelen en te organiseren. Of u kunt een vrijwilliger met ervaring in personeelsbeleid vragen om te ondersteunen bij het voeren van voortgangsgesprekken.

5. Huishoudelijk reglement

Bij de oprichting van uw partij heeft u bij een notaris de statuten vastgelegd. Een huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten en bevat de regels van de organisatie van een politieke partij. Het huishoudelijk reglement kan tijdens een algemene ledenvergadering worden aangepast: u hoeft daarvoor niet naar een notaris.

6. Innen contributie en afdrachten

De leden van uw politieke partij betalen contributie. Raadsleden en wethouders betalen vaak een afdracht aan de partij, meestal een bepaald percentage van hun raadsvergoeding of inkomen als wethouder. De hoogte van de afdracht legt u vast in het huishoudelijk reglement. Als bestuur int u de contributie en de afdrachten en voert u een administratie om dit bij te houden.

7. Werving en behoud van leden

Als bestuur bent u verantwoordelijk voor werving en behoud van leden. Als iemand lid wordt en blijft van uw partij, zegt dat iets over zijn of haar betrokkenheid en mogelijke ambitie. En u heeft immers een basis nodig om een kandidatenlijst te kunnen maken en het bestuur te bemensen. Daarnaast heeft u vrijwilligers nodig die u werk uit handen nemen.