Crisisbeheersing en -communicatie

Conflicten kunnen op allerlei manieren ontstaan. Vaak hebben ze te maken met onduidelijkheid over taken en bevoegdheden binnen de partij: waar is het bestuur verantwoordelijk voor, waar gaat de fractie over en wat zijn de bevoegdheden van de ledenvergadering?

Conflicten kunnen ook binnen de fractie ontstaan, bijvoorbeeld als een raadslid anders stemt dan de rest van de fractie of een betoog houdt dat indruist tegen het partijstandpunt.

Omdat politiek zich grotendeels in de openbaarheid afspeelt, is een conflict ook snel openbaar. Een conflict kan leiden tot een crisis in je partij.

Deze module gaat over:

Hoe je een crisis kunt voorkomen;
Als het dan toch gebeurt, hoe je de crisis beheerst;
En hoe je erover communiceert.

Hoe kun je een crisis voorkomen?

Het voorkomen van conflicten begint met goede afspraken binnen de vereniging:

Zorg dat je als partij een heldere visie en missie hebt, zodat duidelijk is waar je partij voor staat.
Zorg voor een deugdelijk huishoudelijk reglement, waarin je de procedures vastlegt voor het vaststellen van de kandidatenlijst, het huishoudelijk reglement en de rechten van leden. Ook leg je vast welke regels er zijn over het royeren van leden.
Gebruik de regels in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die per 1 juli 2021 ook voor politieke verenigingen gelden. In de WBTR staan onder andere regels over persoonlijke aansprakelijkheid, stemrecht in het bestuur, vergoedingen en het financieel beheer. Meer info over de WBTR vind je hier.
Zorg dat je voldoende ruimte organiseert voor tegenspraak. Bespreek de procedures regelmatig in je bestuur, met de leden en de fractie en neem kritiek en suggesties serieus.

Niet alle conflicten zijn met formele afspraken te voorkomen. Het verenigings- en fractiewerk is vooral mensenwerk. Daarom is het raadzaam de werving en selectie van actieve leden voor de fractie en het bestuur gedegen aan te pakken en te investeren in de relatie en het delen van kennis over bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement.

Goed samenwerken is belangrijk. Besteed hier aandacht aan en evalueer regelmatig hoe het gaat.
De voorzitter van het partijbestuur en/of de fractievoorzitter spelen een belangrijke rol. Zij houden overzicht en zijn alert op mogelijke ergernissen of wrevel, die ze tijdig bespreken. Ook zorgen zij voor positieve energie: successen van het bestuur of de fractie worden erkend en gevierd, net als die van afzonderlijke bestuurs- of raadsleden. Het helpt als een fractie of partij behalve zinvol ook gezellig is. Ook werkt het bestuur transparant: besluiten worden gedeeld.
Sommige partijen kiezen ervoor om met gedragscodes of protocollen te werken. Dit kan een goede manier zijn om de samenwerking en eventuele conflicten te bespreken. Wel is het zo dat het bestuur van een partij geen bindende afspraken kan maken met raadsleden, omdat deze zonder last of ruggespraak gekozen zijn.

Beheersen van een crisis

Ondanks de bovenstaande voorzorgsmaatregelen, kan het toch gebeuren dat er een conflict ontstaat in je partij. Hoe hanteer je zo’n conflict, zodat het niet escaleert tot een onbeheersbare crisis?

Het eerste advies is om één persoon namens het bestuur of de fractie verantwoordelijk te maken voor de crisisbeheersing. Deze persoon is verantwoordelijk voor het oplossen van het conflict en voor de interne en externe communicatie.

Conflicten hebben altijd een oorsprong: een verschil van mening. Dat verschil van mening bespreek je in je vereniging. Onderscheid de inhoudelijke, emotionele en relationele aspecten van een conflict. Benoem ze en roep betrokkenen op ze afzonderlijk en in die volgorde te behandelen. Dat maakt de zaak overzichtelijk en haalt vaak de angel uit een conflict. Het luisteren naar elkaar en een besluit eventueel bijstellen, is een goede manier om een conflict op te lossen.

Kies bij het begin van een conflict de gewenste reactie: aanpassen, vermijden, vechten, samenwerken of onderhandelen. Je bepaalt die reactie op basis van een analyse van het conflict. Als de relatie belangrijker is dan het inhoudelijke verschil van mening, is aanpassen of vermijden bijvoorbeeld een optie. Wel is het goed jezelf de vraag te stellen of die keuze op termijn mogelijk leidt tot nieuwe aanvaringen.

De factor tijd is voor het kiezen van de strategie belangrijk. Is er geen tijdsdruk? Neem dan de tijd om bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement te raadplegen, hoor en wederhoor toe te passen en/of te onderhandelen.

Gedrag kan soms van doorslaggevende betekenis zijn in een crisis, in positieve of in negatieve zin. Er is een aantal valkuilen waar je je bewust van moet zijn:

Krop ergernis – omwille van de lieve vrede – niet op. Het gevaar is dat je later feller reageert dan wenselijk en billijk is. Daarmee maak je een conflict juist erger.
Kap een gesprek ook niet af zonder een goed besluit te nemen (‘Akkoord, wat jij wilt’). Dat leidt tot opkroppen bij jou en waarschijnlijk ook bij de ander.
Probeer om niet te denken voor de ander.
Maak het conflict niet kleiner of juist groter dan het is: het meningsverschil verdient de aandacht die bij de omvang ervan hoort.
Probeer niet de tegenstander met oneigenlijke argumenten of het oproepen van emoties, zoals schuldgevoel, te bespelen (manipuleren): ‘Ik kan hier niet tegen, als je zo doorgaat, dan stop ik ermee.’

Als het niet lukt om een conflict op te lossen, kan een crisis ontstaan, omdat bijvoorbeeld iemand uit je partij stapt. Soms ontstaat een crisis ook door het gedrag van één van je leden.

Communicatie

Hoe communiceer je over zo’n crisis? Maak onderscheid tussen de interne communicatie binnen je partij en de externe communicatie.

Je kunt proberen het conflict binnen je partij te houden. Maar op de politiek staat vaak een vergrootglas. De kans is dus groot dat het conflict ook buiten je partij wordt opgemerkt, en dan nog verder escaleert. Daarom is het belangrijk vanaf het begin ook een strategie te bepalen voor je communicatie. En te bepalen wie naar buiten het woord hierover voert, bijvoorbeeld de partijvoorzitter of degene in het partijbestuur die communicatie in de portefeuille heeft.

Zorg ervoor dat je eerst intern communiceert met je bestuur, fractie en leden en pas daarna extern.

Er is geen algemene communicatie-aanpak aanpak voor crises. Toch zijn er wel algemene stappen (zie hieronder) die bij bijna elk conflict passen. Voor elke stap geldt: wees eerlijk en transparant. Je hoeft niet alles openbaar te maken, maar wat je zegt, is de waarheid. Daar is vanzelfsprekend een principiële reden voor, maar ook een praktische. Halve waarheden en leugens komen doorgaans uit. En verder is een leugen moeilijker te onthouden dan de waarheid.

1. Laat weten dat je het serieus neemt

Stel: een journalist vraagt je hoe het kon gebeuren dat de penningmeester van je partij met een borrel op tegen een boom reed. Je hebt geen idee wat daar van waar is. Laat dan in elk geval merken dat je het serieus neemt: ‘Laat ik beginnen met te zeggen dat het erg is als dit inderdaad is gebeurd. Alcohol en verkeer gaan niet samen.’

Grote kans dat een crisis je overvalt. Of anders wel de openbaarmaking daarvan. Je wilt tijd om uit te zoeken hoe het zit. Dat is terecht, maar tóch geef je een reactie. Daarbij draait het er vooral om te laten weten dat je de vermeende situatie serieus neemt. Je erkent de ernst ervan. Als er slachtoffers te betreuren zijn, dan toon je je compassie of betrokkenheid.

2. Leg verantwoording af

Vertel, zodra je die kennis bezit, hoe kon gebeuren wat er gebeurde en benoem daarbij de rol van jezelf of van je bestuur of fractie. Als iemand zich afscheidt van de fractie, dan wijs je op je eigen verantwoordelijkheid. ‘Ik stel vast dat we niet genoeg hebben gedaan of konden doen om dit te voorkomen. Dat spijt me.’

Deze kwetsbaarheid wordt doorgaans beloond.

3. Vertel wat je deed en gaat doen

Deze stap kun je pas zetten als je de balans opmaakte, als je hebt uitgezocht wat er is gebeurd en als je weet wat de vervolgstappen zijn. Ben je nog niet zo ver, meld dat dan. Vraag om begrip voor het feit dat je tijd nodig hebt. Wees je er echter van bewust dat je niet de exclusieve regisseur bent van de communicatie. Terwijl jij al onderzoekend en overleggend stil bent, kunnen anderen zich wel roeren. Zeker in de politiek, waarbij andere fracties zichzelf beschouwen als concurrenten. Houd de radiostilte daarom zo kort als maar kan.

Deze derde stap begint met uitleg over wat er is gebeurd waardoor de crisis ontstond. Houd het bij de inhoud. Blijf weg bij al te veel emotie, al mag je wel de emotionele en relationele kant van een conflict benoemen. Doe dat op een wijze die niet leidt tot verdere escalatie. Dus niet ‘Jan is gewoon een vreselijke man’, maar ‘We kwamen op een punt dat de persoonlijke relatie stuk ging’.

Net zo belangrijk is de blik in de toekomst. Wat ga je doen om deze situatie tot een goed einde te brengen? ‘We gaan ons best doen met het nu zelfstandige raadslid Jan een constructieve relatie op te bouwen.’ Of: ‘Nu blijkt dat onze penningmeester inderdaad te veel had gedronken, is het een zaak van de politie en is hij geschorst. Zijn functie wordt tijdelijk waargenomen door…’

4. Vertel hoe je herhaling voorkomt

Schenk ook aandacht aan de kans op herhaling. Kan iemand opnieuw geld verduisteren, uit de fractie stappen, dronken achter het stuur kruipen? Zijn er acties mogelijk waarmee herhaling voorkomen wordt? Zo ja, stel vast wat die acties zijn en benoem ze. Bijvoorbeeld: ‘We staan bij de selectie van kandidaten nadrukkelijker stil bij de politieke ideeën van die personen. Zo proberen we nieuwe afscheidingen te voorkomen’. Of: ‘We hebben de interne financiële controle aangescherpt’.

Tot slot: crisis als kans

Helaas is er niet zoiets als een honderd procent waterdichte beheersing van een crisis. Op de eerste plaats is de ene crisis de andere niet. Een verkiezingsnederlaag is geen rel, een scheuring in de partij is dat wel. Op de tweede plaats kun je je eigen doen en laten wel regisseren, maar niet dat van anderen. Waarbij je bij ‘de anderen’ niet alleen aan de mogelijke tegenstander in het conflict moet denken, maar ook de andere politieke partijen en de media. Op de derde plaats hebben politieke ‘toestanden’ een grote attentiewaarde, en die aandacht werkt nogal eens escalerend.

Een crisis blijkt niet zelden uiteindelijk positief uit te pakken. Grote, positieve omwentelingen volgden vaak na en door een crisis. Op de schaal van een lokale partij is dat niet anders. De crisis legde onvolkomenheden bloot, die vervolgens krachtig werden aangepakt. Voorbeelden zijn partijen die de selectie van kandidaten beter organiseerden, die de positie van de eigen leden versterkten of die trainingsprogramma’s opzetten voor fractieleden. Met al die maatregelen reageerden ze doeltreffend op de crisis waarin ze waren terechtgekomen.

Als je dan toch met je partij in een crisis terechtkomt: grijp die kans.