Aan de slag met de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

02 juni 2021

Op 1 juli 2021 treedt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) in werking. De wet geldt onder andere voor verenigingen en stichtingen, en dus ook voor (lokale) politieke partijen. Hieronder lees je waar de wet in grote lijnen voor is bedoeld en waar je als partij mee aan de slag moet gaan.

Doel van de WBTR

Doel van de WBTR is om het bestuur en toezicht van stichtingen en verenigingen te verbeteren. De wet wil ongewenste activiteiten, zoals wanbestuur, onverantwoord financieel beheer en misbruik van positie, voorkomen.

Met de nieuwe wet hebben bestuursleden en toezichthouders de plicht het belang van de vereniging of stichting voorop te stellen. Dat klinkt logisch, maar anders dan bij ondernemingen was dat nog niet in de wet vastgelegd. Het betekent dat je met je bestuur afspraken maakt over wat je verstaat onder ‘goed bestuur’ en hoe je er in de dagelijkse praktijk invulling aan geeft. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de financiële gang van zaken om te voorkomen dat misbruik van het verenigingsgeld kan worden gemaakt. Een ander thema is besluitvorming als niet alle bestuursleden aanwezig zijn.

Inwerkingtreding van de wet betekent niet dat je direct op 1 juli je statuten moet aanpassen. Geadviseerd wordt om dat bij de eerste statutenwijziging mee te nemen. Je krijgt daar tot vijf jaar na inwerkingtreding van de wet de tijd voor. Let wel op: tot die tijd gaat de wet boven je eigen statuten. Dit gaat vooral over de regelgeving over belet en ontstentenis en de mogelijkheid dat een bestuurder meer stemmen kan uitbrengen dan een collega. Het kan ook zijn dat je nu al voldoet aan de wet.

De wet gaat niet alleen over het aanpassen van je statuten. Doel ervan is, zoals gezegd, het verbeteren van het bestuur. Grijp dit moment dan ook aan om daarover met je bestuur te overleggen. Daarbij moet je aan de slag gaan met de onderstaande onderwerpen. Bovendien moet je vastleggen hoe je ermee omgaat.

Omdat politieke partijen meestal verenigingen zijn, spreken we in het vervolg over vereniging. Maar ook als je partij een stichting is, gelden deze regels voor jouw partij.

Aansprakelijkheid

Als bestuur ben je hoofdelijk aansprakelijk voor het financiële beheer van je stichting of vereniging. Dit betekent dat als er financieel iets misgaat, je persoonlijk verantwoordelijk gehouden kunt worden en de rekening moet betalen. Een voorbeeld is dat je zetels verliest bij de verkiezingen en daardoor minder afdrachten ontvangt van wethouders en raadsleden. Je moet dan als bestuur op tijd de uitgaven aanpassen, zodat je niet in de rode cijfers komt. Doe je dat niet, en kom je daardoor in de financiële problemen, dan ben je hoofdelijk aansprakelijk omdat je niet op tijd hebt gehandeld/bestuurd. Het gaat hier niet om kleine fouten, maar om ernstig verwijtbaar handelen. Vergelijk het met dat je failliet gaat omdat je te veel geld uitgeeft, terwijl je weet dat er geen inkomsten zijn. De WBTR stelt dat bij ernstig verwijtbaar handelen of fraude de bestuurders aansprakelijk zijn.

Een aansprakelijkheidsverzekering biedt uitkomst wanneer er onverwachte dingen gebeuren waar je zelf als bestuur niets aan kunt doen.

Tips en advies:

4-ogen principe: de penningmeester van de vereniging ziet toe op de inkomsten en voert de betalingen uit. Spreek af tot welk bedrag de penningmeester facturen mag betalen en bij welk bedrag een tweede persoon de uitbetaling moet goedkeuren. Hiermee maak je gebruik van het zogenaamde 4-ogen principe. Je voorkomt dat een penningmeester – of iemand met toegang tot de bankrekening – een graai uit de kas doet en er met het geld van de vereniging vandoor gaat.
Limiet: Je kunt ook een limiet afspreken van de hoogte van uit te betalen facturen per dag.
Contant geld: werk zo min mogelijk met contant geld.
Maandelijkse controle bankrekening: laat iemand die niet de penningmeester is, maandelijks de inkomsten en uitgaven bekijken.
Kascontrole: jaarlijkse controle door de kascommissie is verplicht voor elke vereniging en moet in de statuten worden vastgelegd.
Vergoeding bestuurders: maak afspraken over betalingen aan bestuurders. Leg schriftelijk vast of zij een vergoeding krijgen, welke onkosten bestuursleden kunnen declareren en binnen welke termijn.

Behoorlijk bestuur

Wat is behoorlijk bestuur? Wat verwacht je van een bestuur? Denk hierbij onder andere aan de volgende punten:

Bestuurders zijn bekend met de statuten van de organisatie.
Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.
Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
Bestuurders gaan na of collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en of het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor de organisatie leidt.
Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken.
Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).
Bestuurders van organisaties die verplicht zijn om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken, doen dat op tijd en volgens de regels.

Ontstentenis en belet

Belet is het tijdelijk niet beschikbaar zijn van bestuurders. Bijvoorbeeld door ziekte of omdat iemand een wereldreis maakt. Je moet afspraken maken over wat dat betekent voor de besluitvorming in het bestuur. Je kunt dit doen door aan te geven over welke zaken er bij belet wél besloten mag worden, bijvoorbeeld de aanpak van ledenwerving, en over welke zaken níet besloten mag worden, bijvoorbeeld een wijziging van het huishoudelijk reglement. Met deze afspraken voorkom je dat er een beleidswijziging komt, die niet door het hele bestuur gedragen wordt en die nadelig kan zijn voor je vereniging. Je kunt ook een vorm vinden hoe je met belet omgaat. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen dat het langstzittende lid van de vereniging tijdelijk bestuurslid wordt.

Ontstentenis betekent dat er helemaal geen bestuurder is of dat er te weinig mensen in het bestuur zitten. Je moet afspraken maken over of een bestuur met te weinig leden wel bevoegd is. Als je helemaal geen bestuursleden meer hebt, dan moet de algemene ledenvergadering iemand aanwijzen die de vereniging bestuurt.

Tegenstrijdig belang

Een bestuurder moet te allen tijde in het belang van de organisatie beslissen. Een bestuurslid dat een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben, dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de algemene vergadering van de vereniging. Een belangrijk advies is om de overwegingen van het bestuur tijdens de vergadering vast te leggen in de notulen.

Meervoudig stemrecht

De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuurders van verenigingen en stichtingen. In het kort komt het erop neer dat een bestuurder niet meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders samen. Dit voorkomt dat één bestuurder zijn zin kan doordrukken. Verenigingen en stichtingen waarbij de statuten het mogelijk maken dat dat één bestuurder meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders samen, moeten de statuten aanpassen. De wet gaat in deze boven de statuten en het is vanaf 1 juli 2021 niet meer toegestaan dat één bestuurder meer stemmen heeft dan alle anderen tezamen.

Bindende voordracht

Wanneer er bij het benoemen van nieuwe bestuurders maar één kandidaat is, wordt in de regel besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen. De ALV kan dit bindende karakter van de voordracht door een tweederdemeerderheid opheffen.

Raadgevende stem

Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten, zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuurders niet de kans hebben of krijgen hun advies te geven, dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ALV zijn genomen.

Ontslag

Tot slot is in de WBTR opgenomen dat een bestuurder van een stichting door de rechter kan worden ontslagen wegens:

Verwaarlozing van zijn taak.
Andere gewichtige redenen.
Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).