Dropbox als collectief geheugen

22 augustus 2019

Nikkie Elfers is sinds januari dit jaar raadslid voor HAP, gemeente Haarlemmermeer. Ze kan zich niet voorstellen hoe je je snel inwerkt zonder gebruik te maken van digitale tools. Voor HAP is dat Dropbox. “Alle documenten die ooit in een computer zijn opgeslagen, staan in de Dropbox. Zo heeft ieder lid van de fractie toegang tot een digitaal archief dat al verschillende raadsperioden omvat. Als ik als woordvoerder cultuur wil weten hoe acht jaar geleden over het cultuurgebouw werd gesproken door mijn voorgangers, dan kan ik dat vinden. Idem voor de notulen van vergaderingen van dorps- en wijkraden, gestelde schriftelijke vragen én de antwoorden, moties en amendementen.” Een bijkomend voordeel van Dropbox is dat je alles makkelijk via de app op je telefoon of i-Pad kunt opzoeken en daarmee ook je eigen computer niet overlaadt met documenten.

Tips

Elfers raadt aan een goede ordening te maken van de mappen in Dropbox en daar heldere afspraken over te maken. Zo hebben alle 7 raadsleden van HAP, het bestuur en elke portefeuille een eigen map. Ook zijn er algemene mappen met formats voor moties, schriftelijke vragen en amendementen, campagnes, foto’s, media en dorps- & wijkraden.

Elfers: “De discussie over de inbreng in de gemeenteraad voeren we in een tweewekelijkse fractievergadering, voorafgaand door een notitie die we via e-mail delen en van commentaar voorzien. Alleen definitieve versies worden in Dropbox bewaard. Uiteraard ook de agenda en notulen van iedere vergadering.”

Digitale hulpmiddelen zijn superhandig om overzicht te houden en de voorbereidingen van vergaderingen en discussies te verbeteren. Het Kennispunt vergelijkt de verschillende tools die er zijn en maakt hier een overzicht van. Welke digitale tools gebruikt jouw politieke partij voor het bestuurs- en raadswerk? Mail ons op info@lokalepolitiekepartijen.nl