Vrijwilligers betrekken en behouden (5 tips)
Vrijwilligers werven is een flinke uitdaging, maar hen op de juiste manier betrekken en behouden vergt ook veel tijd en inzet. Daarvoor moet je je vrijwilligers eigenlijk eerst leren kennen. Sommige vrijwilligers zoeken vooral aansluiting en gezelligheid, anderen willen inhoudelijk of organisatorisch van meerwaarde zijn. Hoe vind je de juiste match? Wat verwachten en wensen zij van hun bijdrage? En wat hebben jullie hen te bieden?
Tips 1: Op zoek naar de juiste match
De campagne komt er aan. Maar niet elke (potentiële) vrijwilliger wil (of kan) flyeren of canvassen. Bedenk dan welke matches er nog meer mogelijk zijn. Hebben jullie al vrijwilligers voor belacties? Wie schrijft de berichten of maakt de foto’s voor de website en sociale media? Als mensen kunnen doen wat ze leuk vinden en/of waar ze goed in zijn, dan is de kans groter dat ze enthousiast en actief voor jullie vereniging blijven.
Tip 2: Organiseren en faciliteren
Als je de juiste match hebt gevonden tussen taak en vrijwilliger, dan is het zaak om te zorgen dat de klus soepel verloopt. Weet iedereen wat er van hem/haar verwacht wordt? Zijn er duidelijke afspraken over de taak(verdeling)? Wat heeft de vrijwilliger nodig om zijn/haar werk goed te doen? Houd de vinger aan pols en vraag regelmatig hoe het gaat. Ook een goed idee: laat een ervaren vrijwilliger van tevoren een training geven.
Tip 3: Zorg voor goede sfeer en gezelligheid
Voelen vrijwilligers zich thuis en gewaardeerd? Daar heb je als vereniging zelf een belangrijke rol en verantwoordelijkheid in. Zorg voor een open sfeer en creëer sociale ontspanningsmomenten. Door na een gezamenlijke activiteit – zoals een flyeractie – met elkaar een kop koffie te drinken. Of af en toe een borrel of lunch te organiseren.
Tip 4: Feedback en bedanken
Goede communicatie is essentieel. Houd vrijwilligers op de hoogte van ontwikkelingen en veranderingen en geef gerichte feedback. En zorg voor wederkerigheid: neem de inbreng of feedback van vrijwilligers serieus. Daarnaast is een bedankje op z’n tijd namens de organisatie van belang. Noem bijvoorbeeld na afloop van een politiek café de namen van de vrijwilligers die het mogelijk hebben gemaakt. Of organiseer een afsluitende borrel of stuur een kaartje als een bepaalde actie is afgelopen.
Tip 5: Onkosten/vrijwilligersvergoeding
Tot slot: zorg voor een correcte en snelle afhandeling van onkostenvergoedingen, zoals reiskostendeclaraties. Gangbaar is dat een ov-kaartje geheel wordt vergoed; bij autovervoer geldt een tarief van 19 cent per kilometer. Maak van tevoren goede afspraken over wat er wel en niet gedeclareerd mag worden. Het geven van een vrijwilligersvergoeding (onkosten inbegrepen) is ook een mogelijkheid; de belastingdienst hanteert wel een maximum bedrag voor deze (onbelaste) vergoeding.