Fractieboekhouding/Bankrekening openen

Als jullie fractie een penningmeester heeft aangesteld (zie ‘Hoe functioneert een fractie?), dan zorgt deze voor de financiële administratie en de jaarrekening van de fractie. Controle op de door jullie ingediende stukken (ter verantwoording van de besteding van jullie fractievergoeding) wordt doorgaans uitgevoerd door de gemeentelijke accountant. Kom je er niet uit? Vraag de griffier naar de regels en voorwaarden.

 

Om overzicht te houden op jullie inkomsten en uitgaven (fractieboekhouding) is het aan te raden (en bij het ontvangen van fractievergoeding soms verplicht) om een bankrekening te openen. Nu sluiten banken alleen overeenkomsten met natuurlijke personen of met een rechtspersoon. Een fractie is geen van beide. Daardoor kan het lastig zijn om als fractie een rekening te openen bij een bank. Er zijn drie mogelijkheden om dit toch te kunnen doen:

  • een stichting fractieondersteuning oprichten. In veel gemeenten is dit al een voorwaarde voor het ontvangen van een fractiebudget vanuit de gemeente en is dit opgenomen in de Verordening Ambtelijke Bijstand van de Raad. Het voordeel hiervan is dat ook een mogelijk arbeidscontract met een betaalde fractiemedewerker via deze stichting kan lopen. Dan is niet een natuurlijk persoon aansprakelijk bij een mogelijk conflict. Bovendien kan een stichting blijven bestaan ongeacht de wisselingen in de fractie. Hoogstens verandert dit de samenstelling van het bestuur van een dergelijke stichting. Deze optie heeft dan ook de meeste voordelen.
  • een natuurlijke persoon opent een bankrekening en spreekt met de fractie af dat deze alleen voor het afgesproken doel wordt gebruikt. Het nadeel hieraan is dat er een nieuwe oplossing gezocht moet worden als de betreffende persoon geen verbintenis meer heeft met de fractie (omdat hij/zij geen raadslid meer is, of anderszins). Ook bij een mogelijk conflict in de fractie kan dit vervelende gevolgen hebben voor het beschikbaar houden van de middelen op de rekening en voor de verantwoording van de besteding van die middelen aan de griffier.
  • het partijbestuur sluit een tweede rekening af met als doel de middelen voor de fractieondersteuning te beheren. Voordeel hiervan dat er iets meer zekerheid is op langere termijn in het beheer van de middelen. Nadeel is dat fractie en bestuur gescheiden verantwoordelijkheden hebben en dat fracties vaak voorzichtig zijn om een bestuur bevoegdheden te geven die met de fractie te maken hebben. Bovendien is het de vraag of de accountant voor de verantwoording van de middelen akkoord gaat met deze constructie.