1-jaarcyclus bestuur

Als bestuur van een lokale politieke partij heeft u een aantal verantwoordelijkheden die elk jaar terugkomen en die horen bij de verplichtingen van een vereniging. Zo moet u een begroting en een jaarverslag maken en een jaarrekening die tijdens de algemene ledenvergadering moet worden vastgesteld.

Daarnaast zijn er taken waaraan u elk jaar aandacht moet besteden, zoals het werven en behouden van leden, het verzorgen van communicatie en informatie, het voeren van permanente campagne en het onderhouden van contact met de fractie.

En dan zijn er nog taken die eens in de vier jaar op u afkomen: het schrijven van een verkiezingsprogramma, het opstellen van een kandidatenlijst en het voeren van een verkiezingscampagne. Hoe zorgt u als bestuur dat u aan deze verschillende taken door het jaar heen op de juiste momenten aandacht besteedt? Deze module biedt een overzicht van de taken in een 1-jaarcyclus van een politieke partij.

1 jaarcyclus

Elk jaar – kerntaken:

1. Maken en vaststellen jaarplan

Een politieke partij is in de meeste gevallen een vereniging met een doel dat in de statuten is vastgelegd. Een vereniging maakt jaarlijks een jaarplan (of ook wel beleidsplan genoemd). Daarin staan de doelen die dat jaar bereikt moeten worden. Als bestuur van een politieke partij stel je het jaarplan of beleidsplan op, samen met de wethouder, raadsleden, commissies, leden en vrijwilligers.

2. Opstellen begroting

De contributie van de leden en de afdrachten van wethouders en raadsleden bepalen in de meeste gevallen de hoogte van de inkomsten van een lokale partij. Het jaarplan dat een bestuur opstelt, gaat vergezeld van een begroting van inkomsten en uitgaven. De Algemene Ledenvergadering stelt het jaarplan en de begroting vast.

Veel lokale partijen leggen elk jaar een bedrag opzij voor de verkiezingscampagne.

3. Jaarverslag, jaarrekening en kascommissie

In het jaarverslag en de jaarrekening legt het bestuur verantwoording af over de uitvoering van het jaarplan, de inkomsten en uitgaven en de behaalde resultaten. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een kascommissie of een accountant en vastgesteld door de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering.

4. Algemene ledenvergadering

U organiseert twee keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV). De ALV is het hoogste orgaan in een vereniging en neemt besluiten die het bestuur heeft voorbereid. Het gaat daarbij om:

  • Besluiten die de ALV elk jaar moet nemen: het vaststellen van de jaarrekening (voorjaar) en het jaarplan en de begroting (najaar).
  • Besluiten die de ALV regelmatig moet nemen: het benoemen/kiezen van bestuursleden en het wijzigen van het huishoudelijk reglement.
  • Besluiten die de ALV elke vier jaar moet nemen: het vaststellen van het verkiezingsprogramma en de kandidatenlijst.

Elk jaar – overige taken:

Het bestuur is er verantwoordelijk voor dat de onderstaande taken worden uitgevoerd, maar hoeft dat niet allemaal zelf te doen. U kunt als bestuur bijvoorbeeld een commissie aanstellen die een plan maakt om een permanente campagne te ontwikkelen en te organiseren. Of u kunt een vrijwilliger met ervaring in personeelsbeleid vragen om te ondersteunen bij het voeren van voortgangsgesprekken.

5. Huishoudelijk reglement

Bij de oprichting van uw partij heeft u bij een notaris de statuten vastgelegd. Een huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten en bevat de regels van de organisatie van een politieke partij. Het huishoudelijk reglement kan tijdens een algemene ledenvergadering worden aangepast: u hoeft daarvoor niet naar een notaris.

6. Innen contributie en afdrachten

De leden van uw politieke partij betalen contributie. Raadsleden en wethouders betalen vaak een afdracht aan de partij, meestal een bepaald percentage van hun raadsvergoeding of inkomen als wethouder. De hoogte van de afdracht legt u vast in het huishoudelijk reglement. Als bestuur int u de contributie en de afdrachten en voert u een administratie om dit bij te houden.

7. Werving en behoud van leden

Als bestuur bent u verantwoordelijk voor werving en behoud van leden. Als iemand lid wordt en blijft van uw partij, zegt dat iets over zijn of haar betrokkenheid en mogelijke ambitie. En u heeft immers een basis nodig om een kandidatenlijst te kunnen maken en het bestuur te bemensen. Daarnaast heeft u vrijwilligers nodig die u werk uit handen nemen.

8. Communicatie en informatie

Een politieke partij communiceert over standpunten en debatten, activiteiten die de partij organiseert, werkbezoeken van raadsleden en over vergaderingen en initiatieven. Een goed communicatiemiddel is een website met basisinformatie en een nieuwsbrief die u geregeld naar leden, vrijwilligers en geïnteresseerden stuurt.  Daarnaast kunt u  gebruikmaken van online media zoals twitter, Facebook en soms ook Instagram. Als bestuur bent u eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar u hoeft niet alles zelf uit te voeren. Spreek basisregels met elkaar af , maak een communicatiekalender, en laat vrijwilligers of een commissie het uitvoerende werk doen.

9. Permanente campagne

Het is een veelgehoorde klacht in campagnetijd: “we zien jullie alleen als er verkiezingen zijn”. Doe het anders als lokale partij en voer permanent campagne. Als bestuur neemt u het voortouw om samen met de fractie een permanente campagne te organiseren, waarbij contact met de kiezers centraal staat. Belangrijk daarbij is dat u niet alleen regelmatig een actie of werkbezoek organiseert, maar ook dat u dat deelt via uw offline en online communicatiekanalen.

10. Bezoeken fractievergadering

Als bestuur onderhoudt u contact met de fractie. Dat kan door het bezoeken van de fractievergadering, het volgen van commissies en raadsvergaderingen of door een regelmatig overleg met de fractievoorzitter. U werkt als bestuur ook samen met de fractie aan ledenwerving, communicatie en permanente campagne. Zorg ervoor dat u regelmatig overlegt en afstemt met de fractie over plannen, activiteiten en voortgang.

11. Voortgangsgesprekken met fractie en wethouders

Veel politieke partijen voeren elk jaar voortgangsgesprekken met raadsleden. De gesprekken dienen om raadsleden te ondersteunen en scherp te houden. Het is van belang om vooraf duidelijkheid te hebben over de onderwerpen en het doel van de voortgangsgesprekken en over wie de gesprekspartners zijn.

Elke 4 jaar – taken:

12. Werven en voorbereiden kandidaat-politici

Ten minste twee jaar voor de verkiezingen overlegt u in het bestuur over het werven en voorbereiden van kandidaat-politici. U stelt een fractieprofiel op en een profiel van een raadslid. U informeert uw leden en vraagt of zij ambitie hebben om raadslid te worden. Misschien heeft u dan al voldoende mensen die actief willen zijn, maar het kan ook zijn dat u nog moet werven om meer spreiding te bereiken over de verschillende kernen of een betere man-vrouwverhouding.

Wanneer mensen interesse hebben om actief te worden in de politiek, is het aan het bestuur om hen daarop voor te bereiden. Zo krijgen geïnteresseerden een goed beeld van wat van hen verwacht wordt en leren ze vaardigheden die van belang zijn in de politiek.

13. Opstellen kandidatenlijst

Het bestuur zorgt ervoor dat er tijdig een kandidatenlijst is voor de verkiezingen en dat deze geregistreerd wordt bij het centraal stembureau. Hoe de kandidatenlijst wordt opgesteld en wie dat doet, hangt af van hoe u het met elkaar afspreekt en vastlegt in het huishoudelijk reglement. U kunt een commissie instellen die een advies geeft aan het bestuur of aan de leden. U kunt als bestuur de kandidatenlijst opstellen en voorleggen aan de leden. U kunt ook de leden een stem geven in de volgorde van de kandidaten op de lijst, door bijvoorbeeld mensen voor te dragen voor positie 2 tot en met 5, maar de leden zelf te laten bepalen wie op welke plaats komt.

14. Schrijven verkiezingsprogramma

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het verkiezingsprogramma en het tijdig voorleggen van het programma aan de leden. Ook hier zijn er verschillende manieren om het verkiezingsprogramma op te stellen: door een externe commissie, het bestuur of een deel van de fractie, interactief of juist besloten. In veel gevallen komt het verkiezingsprogramma tot stand in een samenwerking tussen de fractie en het bestuur. Het verkiezingsprogramma is van belang voor toekomstige raadsleden, voor de verkiezingscampagne en voor de onderhandelingen over een coalitieprogramma. Het is een leidraad voor uw lokale partij voor de komende vier jaar.

15. Voeren verkiezingscampagne

Het voorbereiden van de verkiezingscampagne is een taak van het bestuur die veelal samen met de lijsttrekker en de kandidaten wordt uitgevoerd. U start met het maken van een campagnestrategie en maakt een campagneplan met een planning en een begroting. Ook verdeelt u de taken en werft u vrijwilligers die u helpen in de campagne.